導入ERP常被形容成一場賤注：上線失敗、人員反彈、資料斷層。但只要掌握對的方法、對的團隊，導入ERP系統不再如同惡夢一場。本文先談成功導入的三大關鍵，再用一個真實的大型系統移轉案例說明分段導入怎麼做。
成功導入ERP系統的三大關鍵
關鍵一：掌握關鍵作業的運作
關鍵作業在不同的組織裡，可能包括POS作業、接單出貨、現場管理、委外作業管理、應收帳款管理等，通常會佔掉例行作業的百分之八十。關鍵作業的特徵是作業量大、即時性高、變化多、需跨部門協調，在系統上線時不容易做並行測試，期初資料也是動態在變化。所以要花大量的工程時間在作業模擬測試、期初資料載入程式、畫面操作的便利性、使用人員的教育訓練，才能確保上線順暢。例如一家每月須開立五萬張發票的廠商，要確保八個業務助理一天能處理兩千張以上的出貨單，就要透過審慎的系統設計來完成，包括快速鍵的應用等。
關鍵二：減少系統上線的複雜度
舊ERP系統的資料如果很龐大，要一夕之間轉換到新系統是非常大的工程，所以可以一個單元一個單元轉換。假設一套流程是請購、採購、收料、驗收，驗收完就是入庫，庫存要增加、應付帳款也要增加。若把「請、採、收、驗」當作第一個上線的小流程，將新系統產生的結果再寫回舊系統的庫存及應付帳款，就不會影響舊系統的統計及運作，舊系統的報表一樣都還可以用。如此一來，龐大的舊系統就能一塊一塊換成新的作業流程。新舊系統交換必須要有工程的考量：就像蓋一座新火車站，並非鐵軌接一接這麼單純，不可能因為新站在蓋、原先的車流就不用走，如何做一條便道就是工程的考量。
關鍵三：提高承辦人員的配合意願
很多時候承辦人員的配合意願會影響系統上線的順暢度及成功率，這種情形發生時往往被歸咎於使用者反彈、資訊水準不夠。但從另一個角度看，提高配合意願才是系統設計的課題：第一，要讓每個承辦人員覺得「系統是為使他們方便作業設計的」，而不是為了後面會計人員收集資料設計的；第二，每個作業要比原來的方式更方便。舉例來說，若生產現場原先要手填生產日報表，在新系統上只要選出原發工單、填入正確數量即可列印出漂亮的生產日報表——這樣的作業怎麼可能會有配合上的問題？
使用「MICROSTEP 步進導入技術」，一切都變得不同
針對上述三大關鍵，MICROSTEP 發展出步進導入技術 SDT：不追求一次到位的大爆炸式上線，而是分段、可控地切換。優勢例如降低尖峰上線作業負載量——有50個營業所要上線，不需同時50組人員去前線作業，可分批進行。
導入程序設計原則
- 盡量減少並行作業。
- 某些作業可允許新舊系統同時運作。
- 舊系統資料盡量轉入新系統，才不至於讓企業有斷層。
- 某些關鍵系統，新舊系統要維持資料同步，並充分進行資料驗證。
- 充分考量資訊人員及線上人員的作業量，進行合理的工作分配。
關鍵程序
- 資料驗證程序：充分檢驗程式品質，確保資料完整與正確。
- 批次資料整理暨匯入程序：舊系統資料得以轉入新系統，有利查詢與統計。
- 即時資料自動擷取與回寫技術：讓新舊系統能同步。
- 分段資料回溯程序：在特殊狀況下讓系統正確運行。
ERP系統成功導入＆移轉案例
背景說明
某大型IT配銷公司，兩岸三地共有十個分公司、30個物流倉庫、120個獨立駐外的業務代表、2000家經銷商。因原系統運作緩慢影響整體營運，故委託本公司設計新的ERP系統。原系統的缺失：經銷商透過WEB介面進行訂單作業，訂單往來頻繁卻操作速度過於緩慢；駐外業務代表散布各地，除速度問題外，統計分析報表也不敷使用；資料即時性不夠，讓業務與接單承辦人員作業困擾。
新系統設計與規劃重點
將經銷商與業務代表的WEB版系統擴充為靈活的桌面應用平台，解決遠距作業的速度問題並提高資料即時性。規劃上的難點在於：經銷商數量龐大且每天都需運作，不容易同時上線，希望盡量減低新系統的衝擊。
移轉步驟一：從難度低的單位先切
- 商務中心及物流倉庫等單位移轉難度較低，故先行切換為新系統工作站。
- 原系統歷史資料以「批次資料整理暨匯入程序」轉移至新系統。
- 原訂單等資訊透過「即時資料擷取」技術橋接至新系統。
- 利用「即時回寫」技術將資料回送至原系統，不須重複工作。
- 執行即時資料比對，確保每筆資料正確無誤。
移轉步驟二：分批切換外部使用者
- 商務、物流工作站移轉確認完成後，開始進行經銷商及業務代表的系統更換。
- 經銷商散佈兩岸三地且為數眾多，以逐漸移轉方式切換。
- 過程中原經銷商WEB入口與新平台可同時運作，但不須重複打單。
- 期間仍保持兩套系統資料庫自動同步。
移轉步驟三：完成切換、舊作業退場
- 所有經銷商及駐外業務代表皆轉換完成後，原先作業即可完全停止運作。
- 各站資料依然回寫至原系統，並著手進行下階段導入計畫。
常見問題
ERP導入會影響日常營運嗎？
分段導入的設計目的就是讓舊系統在切換期間照常運作：新系統的結果回寫舊系統，舊報表照常可用，作業人員不需重複打單。
舊系統的歷史資料怎麼辦？
透過批次資料整理暨匯入程序轉入新系統，並執行資料驗證確保完整正確，不讓企業的數據有斷層。
ERP導入失敗最常見的原因是什麼？
最常見的是低估關鍵作業的複雜度、一次切換造成現場壓力過大，以及系統設計沒有站在承辦人員的角度——三大關鍵沒有任何一項可以省略。
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