報價管理的重要性
有些系統沒有做獨立的報價管理，事實上報價管理在很多行業非常重要，甚至可以說沒有報價系統幾乎沒有辦法運作。
價格變動快、商品多、面對的客戶多
舉例來說，食品業在市場裡價格波動的頻率很高，幾乎每個禮拜都在變動；光是雞肉涵蓋的商品可能就數十種，而許多食品業手上至少都有上百個客戶。要如何快速得到正確、最新的單價，並且控制打單時不會打錯單？如果沒有設計良好的報價管理系統，這個工作就會變得很困難。
人員調度的影響、交辦訊息的內控
如果沒有一個好的報價管理，接單人員代班時場面會變得很混亂：代班人員不知道客戶打來說要出某貨、多少數量時，當初答應的出貨單價是多少。這樣人員調度就不靈活，變成接單人員一定要有很豐富的經驗、職位都不能輪調，對整體管理是不利的。
有時候業務對客戶的報價，沒有報價管理把這些資料確實記錄和分配，結果導致接單人員打的價格和當時業務答應客戶的價格不一樣，引起不必要的爭議。接著我們就來分享系統規劃中常見的八種報價型態。
八種常見的報價管理型態
型態一：前次出貨價
這是最陽春的報價管理：只記錄前一次對某客戶某品項的價格，接單人員打單時對照這個客戶之前的價格出貨，只是略勝於完全沒有管理。當訂價變更、客戶第一次叫這個商品、或是新客戶的情況下就沒有單價了，接單過程會卡住、需要後面的人再確認。作業量小還可以承受，量大一點、價格變更頻繁一點，這種機制就無法運作。
型態二：經銷分級
配銷體系嚴謹的公司喜歡採用：把客戶、經銷商分級（123456 或 ABCDE），每個品項一個牌價，A級經銷商叫貨就是A級價格。大盤商、中盤商很常用，優點是簡單；缺點也是太簡單——品項很多或競爭激烈的行業，嚴格執行分級反而僵化：某A級經銷商在幾樣商品大量出貨需要特殊價，其他商品不需要，分級制就不夠用。適合穩定的行業，但想在價格上多一點競爭力與變化時就不好用。
型態三：牌價折扣
實價制在某些狀況下不好用。例如鋁窗業用的是變價方式：鋁擠型1301號定價一才1200，給大盤唆72折、大盤商給經銷唆76折、經銷商給施工單位80折。大家手上拿著同一本價格表，都知道自己拿的是什麼折扣，上下游溝通品項很方便。遇到價格波動只需更動檯面上的定價，廠商上網看定價即可，不用重新報價——報價只要報一次。
型態四：牌價加減價
對某些行業來說，百分比乘起來容易出現小零頭：雞肙70幾塊打折下來都3塊5、3塊6，很不方便。改用加減價——照牌價加2塊、3塊，或照現在牌價減5塊給你：這禮拜70塊給你65，下禮拜72給你67。同樣只需一次報價，可以簡化很多作業，也避開折扣的小數問題。
型態五：客戶報價
對客戶發出正式報價單的程序，應分兩段：第一段先在內部做好定價或變價管理——先取得內部簽核，確認對這個客戶要報這個價格，價格都審核確實。內部已經決定報給甲客戶30塊錢並審核通過後，業務人員就可以很自由地列印客戶報價單而不會出錯：甲客戶是A級的，只能拿到A級的報價單，資料一定是對的，因為是從系統審核過的資料印出來的。第二段才進行列印、排版、記錄——電腦只記錄什麼時候通知客戶這件事，不是一個獨立新報價。兩段式設計可以兼具內控與作業的流暢性與彈性。
型態六：專案報價
專案報價和客戶報價的作業內容差不多，但本質不同：針對促銷專案或特殊專案，某個期間有特別的價格。一樣是內部完成變價管理、寫成報價單通知客戶、列印時內部有記錄，形式上相同，只是內容與精神不同（可能搭配廠商促銷等）。
型態七：供應合約
供應合約與客戶報價、專案報價最大的不同在於：合約上的價格、數量、期間都要嚴格執行。像工程業在專案計畫時，對需要的建材品項、數量、單價、期間、付款條件等與經銷商簽訂供應合約。實務上要記錄合約執行狀況：進貨、退貨、請款各多少數量，甚至訂金、付款、訂金沖銷以及保留款都須明確。
型態八：預購作業
預購在實務上和供應合約很接近，差別最大的是已經付清貨款。預購作業裡，銷貨單代表提貨單，記錄提貨、退貨、還剩多少貨未提，有時還牽涉換貨補差額。可以把預購當成「收全額貨款當訂金的供應合約」。
內部訂價與變價管理
不管使用哪種管理方式——進價、牌價、折扣、加減價、實價——企業內部都要有報價、價格訂定的管理程序，這個程序包括三段：
第一段：建立檔案。輸入資料並給予單號、單據，例如變價單、定價單。
第二段：審核——防錯誤、防疲勞的設計。審核是例行工作，一天審幾百個單價，審核人員很難仔細進行。所以系統要提供防錯設計：用這次定的價格與基本價、最後銷售價、最後進價的比值做比較——進價十塊卻定價一百塊、上次售價一百這次訂三十，錯誤機率就高。簽核人員一看比值就知道需不需要特別關注，提高審核的正確度。
第三段：自動建立參考檔。前兩段都過了，某組客戶或某品項在什麼期間是多少價錢就形成參考檔，作為報價、打訂單、與客戶協議時的依據。
報價系統與ERP的整合
報價不是孤立的功能：它往前連接業務與客戶的協議，往後連接接單、出貨、應收帳款。每個行業適合的報價型態不同，套裝軟體往往只提供其中一兩種。MICROSTEP 的客製化ERP依你的行業與作業流程設計報價模組，搭配步進導入讓新舊作業平順切換。
常見問題
什麼是報價系統？
報價系統是管理「誰、在什麼期間、用什麼價格買什麼商品」的資訊系統，涵蓋定價、變價、審核、報價單與接單參考，確保接單價格正確、人員可輪調、內控可稽核。
哪些行業最需要報價管理？
價格變動快、品項多、客戶多的行業——典型如食品業（每週變價）、建材五金、大中盤配銷、工程業（供應合約）等。這些行業沒有報價系統幾乎無法運作。
報價系統要獨立買還是用ERP內建？
報價資料要直接進入接單、出貨、帳款流程才有價值，因此建議與 ERP 整合；重點是報價型態要能對應你的行業習慣，而不是要你的作業去遷就軟體。
你的行業適合哪種報價型態？免費諮詢 MICROSTEP，我們用實際行業經驗幫你規劃。
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